テレワーク事始【4】従業員の「いま」を見える化したい

チャレンジ

テレワーク事始 目次
【1】まずはルールづくりから
【2】DTP環境を在宅ワークに移行する
【3】コミュニケーションをどう充実させるか
【4】従業員の「いま」を見える化したい


タスクと進捗を共有する

チームで仕事を進めていく上で、必ず共有しなければならないのが「タスクと進捗」です。誰が、どの案件で、どんな作業を、どこまで進めているのか、それが把握/共有できなければマネージメントはできません

現状、グラペインでは、案件管理システムのToDo機能やMicrosoft Outlookのカレンダーを利用して共有を図っているのですが、今回のテレワーク制度導入を良い機会と捉え、タスク管理ツールもきちんと活用してみることになりました。

これまでもさまざまなタスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを利用してきたのですが、ここに来て、驚くほどすんなりとグラペインのメンバーに受け入れられたツールがあります。「Trello」です。いや、別に宣伝じゃないですよ。無料プランしか使う気ありませんし〜。

いわゆる「かんばん方式」をベースとしているので、筆者的には「ゴチャゴチャしててナンかアレだわ〜〜」というのが使い始めの印象でした(※個人の感想です)。今までToDoリストばかり使ってきましたからね。しかし、正直に認めましょう。1ヶ月ほど経過した今では、がっつり使い込んでいます。うっかり課金するところでした。

Trelloは、プロジェクトごとにボードを作るものだと頭から思い込んでいたのですが、グラペインでの使い方はちょっと違うものになりました。メンバーごとにボードを作って、「未着手」「進行中」「本日作業中」「フィードバック待ち」といったリストを作成し、そこに案件やプロジェクトのカードを貼り付けていきます。各カードには、締め切り日やチェックリスト、メモ、ラベルなどを書き込んでいきます。

これを社内で共有することによって、誰が、どの案件で、どんな作業を、どこまで進めているのかを、スムーズに把握できる、という訳です。

しかし、こうもTrelloがすんなりと受け入れられるのを見ると、UIのデザインや使い心地がいかに重要かを痛感します。筆者(コピーライター)のようにテキストベースで物事をやりくりすることに慣れた人間は、その辺をどうしても見落としがちですね。反省。

勤怠管理はモバイルで

テレワーク導入とは直接関係ないのですが、働き方改革関連法の施行にともなって、グラペインでも勤怠管理システムを導入することになりました。

グラペインは裁量労働制なので、出退勤や労働時間に関しては基本的に従業員各自の自主性におまかせというゆる〜い考え方で長年やってきたわけですが、働き方改革関連法では、裁量労働制であっても上限規制を超えて残業してはならないこと、従業員の労働時間を適正に把握する義務があることなどが定められているため、これを機会に今年2月に導入を決めたわけです、が。

まさかタイミングを合わせるように、新型コロナウイルスの感染が拡大するとは思ってもいませんでした。

スマートフォンでの打刻画面

グラペインでは、テレワークの要望や営業チームの直行・直帰に対応するため、スマートフォンで打刻できるクラウド型の勤怠管理システムを採用しました。打刻時の位置情報も記録されるので、テレワークで利用するにはうってつけです。

もうひとつ、有給休暇などの申請をスマートフォンでできるようになったのも便利です。有休の残日数もスマホで確認できます。


さて、ここまで4回にわたって「私たちグラペインがいかにしてテレワーク(在宅勤務)を可能にしたか」を気の向くままに書いてきました。デザイン制作会社であるがゆえのハードルもいくつかありましたが、いろいろなITツールを活用すれば、中小企業でもそれなりのテレワーク環境を構築可能かな、と言う印象です。

とは言え、いくつかの幸運が重なったのも事実。例えば、数年前に会計システムや顧客/案件管理システムをクラウドに移行していたことは幸いでした。業務システムをオンプレミスで運用している場合、緊急事態宣言が出ていても出社せざるえなかったという皆さんも多いのではないかと思います。

また、数人の従業員が会社近くに住んでいるため、電車通勤の必要がないことも幸運でした。在宅勤務を徹底しようとしても、物理的なオフィスが存在する限り、誰かが郵便物・納品物・電話などの対応をしなければなりません。いっそ物理的なオフィスを無くしてしまっても、それなりにやっていけるんじゃないの?という手応えを感じてしまったことは、ここだけのヒミツです。


【3】コミュニケーションをどう充実させるか


新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、対面型の営業活動が難しくなっており、Webやメールで配信できる販促コンテンツの要望が高まっています。カタログ・パンフレットのPDFはもちろん、Webサイト、パワーポイント、導入事例、動画まで、販促ツールのことならどんなことでも、ITやBtoBに強いデザイン制作会社グラペインまで、お気軽にご相談ください。