テレワーク事始【3】コミュニケーションをどう充実させるか

チャレンジ

テレワーク事始 目次
【1】まずはルールづくりから
【2】DTP環境を在宅ワークに移行する
【3】コミュニケーションをどう充実させるか
【4】従業員の「いま」を見える化したい


テレワークを始めると、オフィス勤務では当たり前だったコミュニケーションを上手くとれなくなり、コレがなかなかのストレスとなります。グラペインでは、さまざまなITツールを濫用・・・もとい活用することで、コミュニケーションの充実を図っています。

普段からIT系の販促ツールを多数制作しているため、ITツールをあれこれ利用/試用する機会も多く、どのツールもかなりスムーズに導入できていることは幸いでした。

基本はビジネスチャット

グラペインでは、今回のテレワーク導入以前から、日常的な従業員間コミュニケーションにビジネスチャットを活用しています。初めて本格導入したのは、2017年だったと記憶しています。

それまでは電子メールのCC、BCCで情報共有していたのですが、

  • 簡単に情報共有できる
  • 誤送信や共有漏れを最小化できる
  • 案件ごとにタイムラインをさかのぼりやすい
  • 気楽にコミュニケーションできる
  • メッセージの内容がシンプルになる
  • 社内での対話(チャット)とお客様との対話(メール)を分離できる

といったメリットがあり、導入後、たちまち社内コミュニケーションの中心になりました。伝えきらない部分を電話や社内ミーティングで補うという感じです。

と言うわけで、今回の非常事態宣言でテレワークに移行しても、基本的なコミュニケーションにはほとんど支障をきたさなかったのです。

ミーティングはWeb会議で

問題は、会議やミーティング、取材などをどうするか、でした。ビジネスチャットでも会議やミーティングをできないことはありませんが、細かいニュアンスがイマイチ伝わりません。

デザイン業界では(ほかの業界でもそうかもしれませんが)、細かいニュアンス、これ、とても大切です。

そこで、会議やミーティングはWeb会議を利用することにしました。

筆者が初めてブラウザベースのWeb会議を使ったのは5年ぐらい前でしょうか。当時は十分な回線品質が確保できず(「おま環」だったのかもしれませんが)、ブラウザでお互いの顔を見ながら会話は電話でするという、非常に珍妙な光景が展開されていました。

その当時に比べると、今時のWeb会議システムは非常に快適です。通信が頻繁に途切れることはありませんし、画質・音質もきれいですし、背景はぼかしたり、バーチャル背景に差し替えたりできます。PCの画面や書類を共有するのも簡単です。5年前のWeb会議がトラウマになっていた筆者には、それはもう、驚くべき変化でした。

ただ、もうちょっと、もうちょっとだけ、細かいニュアンスが伝わらないのは、どうしてなんでしょうね???

とは言え、飛躍的に使いやすくなったことは確かです。グラペインのメンバーもWeb会議にすっかり馴染んでしまい、社内の会議やミーティングはもちろん、お客様との打ち合わせや導入事例の取材などに積極的に活用するようになりました。

12人ぐらい参加しても、ストレスなくWebミーティングできました。

オリジナルバーチャル背景を作る

緊急事態宣言が発令されている間に、Web会議システムを使ってお客様との打ち合わせや導入事例の取材などを実施することは当たり前の光景となりました。しかし、大人数が参加する会議や取材の場合、参加者のサムネイル画像を見ても「どれが誰だっけ?」となることが多いことに気づきました。

サムネイルに掲載されている名前も、姓だけだったり、フルネームだったり、英文だったり、日本語だったり、ユーザーの設定によってまちまちです。職種や役職も記載されていません。私どものように、お客様の会議や取材に参加させていただいている場合、それはあまりよろしい状況ではないなと考えました。

オリジナルで作成したバーチャル背景の例

そこでグラペインでは、オリジナルのバーチャル背景を作成することにしました。社名ロゴ、職種、日本語フルネーム、おまけで似顔絵を、単一カラーのシンプルな背景にレイアウトしています。社員ごとに背景色を変えていますが、デザインが統一されているので一見して「あ、この人、グラペインだな」とわかるようになっています。

といっても、今のところ(2020年6月12日現在)Zoomでしか利用できないのですが、そのうち他のWeb会議システムでもオリジナル背景を使えるようになると期待しています。


グラペインでは、Microsoft Teams、Cisco Webex、Zoom、Google ハングアウト、Slack、Chatworksなど、ほとんどのWeb会議システムやビジネスチャットに対応しています。もちろん、対面での打ち合わせや取材もこれまで通り承っております。皆様、お気軽にお声がけください。

※記載された製品名・サービス名は、各社の登録商標または商標です。


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新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、対面型の営業活動が難しくなっており、Webやメールで配信できる販促コンテンツの要望が高まっています。カタログ・パンフレットのPDFはもちろん、Webサイト、パワーポイント、導入事例、動画まで、販促ツールのことならどんなことでも、ITやBtoBに強いデザイン制作会社グラペインまで、お気軽にご相談ください。