テレワーク事始【1】まずはルールづくりから

チャレンジ

テレワーク事始 目次
【1】まずはルールづくりから
【2】DTP環境を在宅ワークに移行する
【3】コミュニケーションをどう充実させるか(近日公開)
【4】従業員の「いま」を見える化したい(近日公開)


新型コロナウイルスの感染リスクから社員を守るため、グラペインでもテレワーク(在宅勤務)制度を本格導入することになりました。

以前から、子育ての都合や体調によって在宅勤務ができるようになっていましたが、感染拡大が始まってからは、希望者を対象に試験的な在宅勤務を実施し、4月7日の緊急事態宣言を受けて、本格的な在宅勤務をスタートさせています。

早いうちから環境づくりや試験導入に取り組んでいたため、さほど慌てることなく在宅勤務へ移行できたと思います。

在宅勤務の対象者

基本的に、感染リスクが非常に高いと思われるすべての「電車通勤者」を在宅勤務の対象としました。

緊急事態宣言が出るまでは時差通勤を推奨していましたが、コレはコレでなかなか好評です。通勤による感染リスクを下げることはもちろんですが、ココロをガリガリと削っていく満員電車に乗らなくてすみますし、それ故に仕事にも余裕を持って臨める、新型コロナウイルスが終息しても続けたい、などの意見がありました。

なので、時差通勤については、今回在宅勤務の対象とならなかった従業員についても、希望があれば利用できるようにしています。

本来なら全従業員を在宅勤務にしたいところですが、お客様からの電話や配達物・納品物の受け取り・出荷などにはどうしても対応しなければなりません。そこで、普段、自転車や車で通勤している従業員と話し合い、最低2人で出社対応するということになりました。

オフィスでは、社内感染を防ぐため、消毒用アルコールや手洗い石けん等は十分に用意し、各従業員が十分に距離をとって(基本的に別々の部屋で)作業するようにしています。

最低限のルールをゆるめに設定

以前から在宅勤務にトライしていた、とは言え、従業員のほとんどが自宅で作業するというのは初めての経験です。そこで、簡単にルールを策定しておくことにしました。新しい取り組みはルールがなければ迷走しますが、ルールづくりに完璧を求めすぎれば、いつまで経ってもスタートできません。

基本ルールとしては、

  • それぞれの環境で業務に集中すること
  • 電話、Web会議、ビジネスチャット等を活用してコミュニケーションを徹底すること
  • 打ち合わせ等で来社が必要な場合は事前に相談し、日時を共有カレンダーに入力すること
  • 来社したメンバーの打ち合わせは、1階プリンターエリア(筆者注:半分サンルームで会議テーブルがあります)で、換気の上行うこと
  • 不必要な外出を避け、健康維持・管理を徹底すること
  • 不調を感じたらすぐに体温計測し、発熱や咳などの症状等がある場合は速やかに報告すること
  • 社内にあるデータ(筆者注:CD-Rやファイルサーバ等に保管してあるもの)については、出勤者に依頼して、必要なものだけオンラインストレージにアップしてもらう
  • 制作チームと営業チームは、それぞれ時間を決めて、毎日1回オンラインミーティングを実施する

と、最低限のルールだけ、ゆるめに設定しています。

オフィスと違って、お互いに簡単に声をかけたりできないので、いかにコミュニケーションを充実させるかがキモになります。

グラフィックデザインは基本的に締め切り厳守の世界なので、作業効率やサボり等についてはあまり心配していません。締め切り日が決まれば、それに向かってスケジュールを組み、コツコツと作業を進めていくしかないのです。

むしろ、根を詰めすぎてしまう傾向があるので、適度に休憩を取ること、あまり残業せずに適当に仕事を切り上げることなどを呼びかけています。


次回の記事では、具体的にどうやってテレワーク(在宅勤務)に移行したかをご紹介します。

  


▶【2】DTP環境を在宅ワークに移行する